A massificação de serviços contábeis via plataformas digitais gerou uma distorção perigosa da contabilidade das microentidades para um grande número de administradores e desviou a escrituração contábil da sua função de auxilio para a tomada de decisão. Este artigo aborda o assunto e aponta para os caminhos que permitem ao empresário retomar o controle da gestão financeira. A contabilidade, quando bem implantada pelo próprio empresário, se torna uma ferramenta eficaz de gestão mensal ou trimestral e deixa de ser apenas o suporte para o cumprimento da obrigação legal de elaboração anual do conjunto das demonstrações contábeis, tal como definido no art. 1078 do código civil.

Microentidades e Microempresas

Em conformidade com a NBC TG 1002 Contabilidade para microentidades, em vigor desde o 1 de janeiro de 2023 e que determina as condições de elaboração das demonstrações contábeis para fins gerais, são consideradas microentidades, as organizações com finalidade de lucros, com receita bruta até R$4.800.000,00 (quatro milhões e oitocentos mil reais) por ano.

Portanto, as Microentidades incluem as Microempresas com receita bruta igual ou inferior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais) e as empresa de pequeno porte com receita bruta superior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais) e igual ou inferior a R$ 4.800.000,00 (quatro milhões e oitocentos mil reais), tal como definidas no art.3 da Lei Complementar nº 123/2006 que Institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte.

A Escrituração contábil das Microentidades do Simples Nacional

Em conformidade com o art. 26 da Lei Complementar nº 123/2006 que Institui o Estatuto Nacional da Microempresa, as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional tem a obrigação (durante todo o exercício) de fazer a manutenção de um livro-caixa, no qual deve-se escriturar a movimentação financeira e bancária diária, mas não tem obrigação de fazer a escrituração fiscal digital.

Vale lembrar que como todas as Microentidades prestadoras de serviços emitem notas fiscais eletrônicas e recolhem seus impostos de forma unificada por meio do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) que incide diretamente sobre as Receitas (e não sobre o resultado econômico), esse tratamento de exceção foi criado para simplificar a gestão contábil das microentidades pelos administradores.

Contudo, a dispensa de obrigações acessórias complexas e mensais, como a Escrituração Fiscal Digital (EFD), não desonera o administrador de manter em boa ordem a guarda dos documentos que fundamentam a apuração de impostos e contribuições, assim como a integridade dos registros diários para que um contador possa emitir no final do ano o conjunto das Demonstrações contábeis.

Conjunto das Demonstrações Contábeis

O conjunto completo de demonstrações contábeis que uma microentidade deve elaborar nos quatro meses seguintes à ao término do exercício social (CC. art.1078) está definido no art. 3.6 da NBC TG 1002 (que dispõe sobre a contabilidade para microentidades) e deve incluir as seguintes demonstrações:
(a) balanço patrimonial;
(b) demonstração do resultado do exercício;
(c) demonstração dos lucros ou prejuízos acumulados.

Isto significa, que quando o empresário decide assumir a gestão contábil, tributária e financeira da própria microentidade, emitindo o faturamento, elaborando a folha (pro labore dos sócios com ou sem funcionários), ele passa a poder emitir e pagar diretamente os impostos sobre a Receitas (DAS, os Impostos sobre a Folha (DARF) e a guia do FGTS (GFD).

Ao fazer isso, o Administrador passa a retomar o controle gerencial da sua microentidade e a ter uma visão clara da sua carga tributária e do seu desempenho econômico.

A Gestão Operacional e o dever do Administrador

Embora possa parecer confortável delegar para uma plataforma (e robôs de terceiros) a realização de alguns atos de gestão que definem a própria existência da empresa, como emitir as notas fiscais, elaborar a folha ou realizar a reconciliação bancária, pode rapidamente tornar a sua empresa uma caixa preta na qual, você não tem mais domínio, nem do certificado digital da empresa.

É uma erro técnico e uma situação perigosa.

• Faturamento: A emissão de notas fiscais é um ato mercantil que exige compreensão imediata das condições de reconhecimento das receitas e da incidência tributária. Nas grandes capitais, como São Paulo, Belo Horizonte ou Curitiba, trata-se de um processo que pode ser feito pelo próprio empresário em poucos, após conectar-se no site da prefeitura com o certificado digital da empresa.
• Gestão de Pro-labore e Folha: A apuração mensal e o pagamento do pró labore dos sócios e dos salários dos funcionários não são tarefas contábeis e financeiras acessórias; são atos da administração financeira direta sobre a remuneração do trabalho e que devem refletir a capacidade financeira real do negócio, apurada trimestralmente ou conforme a necessidade de planejamento financeiros e tributário.
• Obrigações Acessórias (DAS/eSocial): A autonomia sobre a emissão das guias de impostos e o envio de obrigações trabalhistas confere ao administrador a ciência da carga tributária efetiva, da conformidade com a legislação previdenciária e a certeza que os prazos de recebimento estão em conformidade com os prazos de pagamento dos impostos.

A Função Técnica do Contador externo

A função do contador para microentidades do Simples Nacional que prestam de serviços intelectuais não é a de um “processador de dados”, mas a de um parceiro auditor de conformidade em bases mensais, trimestrais, semestrais ou anuais, dependendo da complexidade da sua operação.

De acordo com o Código Civil e as Normas Brasileiras de Contabilidade (NBCs), o contador é o responsável técnico pela elaboração do conjunto das Demonstrações Contábeis (Balanço Patrimonial, DRE e Demonstração de lucros e prejuízos acumulados). A estratégia de “fechamento” (mensal, trimestral ou anual) deve ser entendida como um ato de gestão e como um processo de assistência técnica contínua do trabalho realizado pelo administrador. Quando o administrador ou um dos seus funcionários de confiança executa a escrituração diária (base factual dos lançamentos contábeis no livro diário), mesmo que com pequenos erros de classificação das contas de resultado ou de balanço, o trabalho do contador passa a ser de revisar, validar e corrigir os registros contábeis conforme a norma técnica (base legal) e de emitir as demonstrações contábeis, logo após o encerramento do exercício, em até 4 meses após o encerramento, conforme define o rito societário.

A Soberania dos Registros contábeis

Transferir o controle dos registros contábeis da sua microentendidade para plataformas online (que podem se tornar verdadeiras caixas pretas) com o objetivo de automatizar tarefas que não são requeridas pela legislação e que você poderia realizar no fim do expediente em alguns minutos equivale muitas vezes a entregar a chave da sua empresa (a posse do certificado digital da sua empresa) para um terceiro e a perder o controle do fluxo de dados. Essa situação cria um risco de dependência (lock-in) que prejudica a eficácia da gestão e da transparência contábil. A soberania do empresário reside em deter o acesso, o histórico e a ferramenta de escrituração.

O registro contábil deve espelhar a realidade econômica da entidade. Quando o administrador assume a execução da escrituração, utilizando ferramentas locais que respeitam a lógica de partidas dobradas e a segregação patrimonial (ativo circulante e não circulante, passivo circulante e não circulante) ele garante que, no momento do fechamento, o balanço patrimonial e a Demonstração do Resultado Econômico  sejam úteis para a tomada de decisões e o reflexo fidedigno do patrimônio e do desempenho da organização.

Dependência Tecnológica em nuvem

Muitas vezes para evitar o controle das receitas e das despesas em planilhas de cálculo, o administrador da microentidade opta por contratar um sistema contábil de nuvem e muitas vezes complexo (ou opaco), acreditando que ele vai poupar tempo. Mas a realidade pode se tornar decepcionante. Ao contrário do que ele imaginou inicialmente, ele pode passar a sentir toda a complexidade da plataforma e acabar ter que enfrentar a tecnologia como uma ferramenta burocrática e não como uma ferramenta de auxilio à tomada de decisão.

A importância do livro diário

Na sua versão mais simples o livro diário é um registro cronológico diaŕio com data, histórico, conta de débito, conta de crédito e valor em moeda corrente (R$). Em outras palavras é um registro um pouco mais detalhado do que o livro-caixa que só registra as movimentações financeiras (entradas e saídas de caixa).

Para auxiliar as microentidades a escriturar um livro diário autônomo e local que não depende de nuvem, desenvolvemos uma ferramenta que lhe permitirá preparar uma escrituração contábil básica que poderá ser usada para analisar as movimentações contábeis (conta por conta) por meio do livro razão e para elaborar as demonstrações contábeis no fim de ano. Mesmo que escriturado com pequenos erros, essa escrituração digital lhe permitirá ter uma visão clara das movimentações de todas as conta do balanço patrimonial e da demonstração de resultado, preservando a autonomia operacional e mitigando custos fixos operacionais não essenciais.

Considerações finais

Os registros contábeis devem servir ao administrador, e não o contrário. A automatização digital seguindo fluxos complexos ditados por plataformas ignora a necessidade de controle das microentidades sobre seus ativos, imobilizado (computadores, equipamentos, veículos), estoques de consumíveis, impostos a pagar e outras obrigações. O modelo técnico e tecnológico correto, é aquele onde o empresário gerencia o fato contábil em tempo real como consequência dos negócios e onde o contador aplica seu conhecimento técnico para tornar as demonstrações contábeis úteis e com validade jurídica.

Base Legal:

• Lei Complementar nº 123/2006: Simples Nacional.

• Código Civil Brasileiro (Art. 1.179): Dever de escrituração contábil uniforme.

• Decreto-Lei nº 9.295/1946: Regulamentação da profissão contábil.

• NBC TG 1002: Norma Brasileira de Contabilidade aplicável às microentidades.